Administration Assistant ICLEI - Local Governments for Sustainability

ICLEI ist ein weltweiter Kommunalverband für Umweltschutz und nachhaltige Entwicklung, dem mehr als 1000 Metropolen, Städte, Gemeinden und Kreise sowie Kommunalverbände aus 84 Ländern angehören. Wir arbeiten in einem internationalen, multikulturellen Umfeld.
Für unser Verwaltungsteam im Weltsekretariat in Bonn suchen wir zur Einstellung ab Februar 2013 eine

Verwaltungsfachkraft (Personal, Büro)

Wir bieten ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld mit einer längerfristigen Perspektive, die erforderlichen Kompetenzen und Arbeitserfahrung vorausgesetzt.


Aufgaben:
•Administrative Unterstützung des Büros des Generalsekretärs
•Unterstützung der zentralen Verwaltung des ICLEI-Weltsekretariats: Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation sämtlicher Bürovorgänge (interne und externe Kommunikation, Ablage, Beschaffung, Post, Empfang, Gäste usw.)
•Verwaltung und Bestandspflege von Personal- und Vertragsunterlagen, einschliesslich: Korrespondenz mit Bewerbern, Pflegen der Bewerberdatenbank, Organisierung von Vorstellungsgesprächen, Führen der Personalakten, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsangelegenheiten
•Anleitung von bis zu 2 Büroaushilfskräften
•Beschaffung unter Einhaltung gültiger Beschaffungsrichtlinien, einschliesslich: Überblick über zentrale Beschaffung von Büromaterialien, Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen
•Beaufsichtigung externer Dienstleister; fungieren als Ansprechpartner für externe Dienstleistungsanbieter
•Inventar- und Bestandsverwaltung
•Verwaltung und Erhaltung der Einsatzfähigkeit der technischen Ausstattung (Fax, Drucker/Kopierer, Telefon, u.a.) und wenn nötig Kontakt zu Dienstleistern
•Bestandspflege (z.B. Nachfüllen von Büroausstattung) und Management der Pflege der Büroräumlichkeiten
•Unterstützung nicht-deutschsprachiger Mitarbeiter bei Behördenkontakten

Qualifikation:

•Ausbildung als Verwaltungsfachkraft, Bürokauffrau/mann, Sekretariatsausbildung oder vergleichbar
•Willkommen: Derzeit bei der Agentur für Arbeit als arbeitslos gemeldet
•Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (TOEFL, Cambridge ESOL, oder anderweitig nachgewiesene Kenntnisse)
•Sehr gute Computerkenntnisse und Beherrschung der gängigen Office-Programme, insbesondere Microsoft Office Suite, Erfahrung mit Access und Excel, Email-Programme und soziale Medien
•1-2 Jahre Büro- und Verwaltungserfahrung
•Erfahrung im Umgang mit Personalakten auf dem Hintergrund von Kenntnissen des deutschen Datenschutzgesetzes
•Erfahrung mit Beschaffungsvorgängen und Materialverwaltung
•Erfahrung mit der Verwaltung und Pflege von Akten, auch in digitaler Form, sowie Kenntnisse verschiedener Ablagesysteme
•Interesse an internationaler Zusammenarbeit in einem multikulturellen Umfeld

Fähigkeiten:

•Eigenständiger, akkurater und proaktiver Arbeitsstil
•Flexibilität und hohes Organisationstalent
•Teamorientierung, Belastbarkeit und Leistungsfähigkeit auch bei Termindruck und wechselnden Prioritäten
•Absolute Zuverlässigkeit und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch (Arbeitssprache im Büro)

Rahmenbedingungen:

•Die Stelle ist ab sofort verfügbar; der Arbeitsplatz ist in Bonn.
•Vollzeitbasis (40-Stunden-Woche)
•Bruttojahresgehalt 21.000 – 25.000 Euro für die Vollzeitstelle abhängig von der Berufserfahrung
•29 Urlaubstage pro Jahr basierend auf einer Vollzeitstelle
•Internationales Umfeld einer gemeinnützigen Organisation für nachhaltige Städte

Bewerbung:

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung bis zum 18. Februar 2013 einschließlich folgender Unterlagen:
•Bewerbungsschreiben in Englisch mit Erläuterung Ihres Interesses mit speziellem Bezug auf die oben genannten Aufgaben
•Lebenslauf mit Zeugnissen
•Angabe des frühestmöglichen Starttermins

per Email an:
ICLEI Weltsekretariat
z.Hd. Herrn Gino Van Begin
Kaiser-Friedrich-Strasse 7
53113 Bonn
Email: jobs.bonn@iclei.org
Betreff: “Verwaltungsfachkraft”