Als Bundesunternehmen unterstützt die GIZ die Bundesregierung dabei, ihre Ziele in der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung zu erreichen.
Wir suchen für den Standort Deutschland/Eschborn eine/n
Office-Manager (m/w) Afrika Fazilität in Teilzeit 50%
JOB-ID: 14122Tätigkeitsbereich
Spätestens seit der Weltkonferenz zu nachhaltiger Entwicklung im Jahr 2002 in Johannesburg herrscht Konsens darüber, dass nur durch eine Zusammenarbeit aller gesellschaftlichen Akteure das Ziel der nachhaltigen Entwicklung erreicht werden kann. Um die Umsetzung dieses politischen Grundkonsenses in konkretes Handeln der Beteiligten zu fördern, führt die GIZ seit Januar 2006 das Vorhaben „Entwicklungspartnerschaften mit der Wirtschaft in Afrika“, die sogenannte Afrika Fazilität, im Auftrag des BMZ (Referat 300) durch. Mit dem Programmziel „Die handelnden Akteure aus Staat, Wirtschaft und Zivilgesellschaft sind in ihren Fähigkeiten gestärkt, Entwicklungspartnerschaften mit der Wirtschaft zu konzipieren und umzusetzen, die zu einer nachhaltigen Entwicklung beitragen“ werden die strukturbildenden Elemente des Vorhabens und das Capacity Development auf Partnerseite in den Vordergrund gerückt. Dennoch ist in vielen afrikanischen Ländern das Verhältnis von Privatsektor und Staat von Misstrauen und Unverständnis geprägt.
Die Afrika Fazilität fokussiert ihre Mittel und Aktivitäten auf neun afrikanische Länder mit besonderem Potenzial für Entwicklungspartnerschaften mit der Wirtschaft: Ghana, Kamerun, Kenia, Südafrika, Mosambik, Sambia, Uganda, Tansania und Tunesien.
Die Afrika Fazilität fokussiert ihre Mittel und Aktivitäten auf neun afrikanische Länder mit besonderem Potenzial für Entwicklungspartnerschaften mit der Wirtschaft: Ghana, Kamerun, Kenia, Südafrika, Mosambik, Sambia, Uganda, Tansania und Tunesien.
Ihre Aufgaben
Als erfahrene/r Office Manager/in unterstützen Sie die Programmleitung und das Team wirkungsvoll bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe. Sie denken mit, und können Prioritäten setzen. Sie kommunizieren angemessen auf allen Ebenen, auch mit Projektmanagern der Fazilität auf Länderebene und stellen den Informationsfluss sicher. Sie sind gut organisiert und eigeninitiativ.
Ihre Kernaufgaben sind:
• zuverlässige Terminkoordination und -überwachung
• tägliche Korrespondenz: Posteingang screenen und bearbeiten, weiterleiten, Rückläufe monitoren
• Besprechungen planen, organisieren, protokollieren
• größere Veranstaltungen, Videokonferenzen organisieren und vorbereiten
• Administration der im Sekretariat anfallenden Vorgänge sicher stellen
• zum funktionierenden Wissensmanagement durch sachgerechte Ablage in DMS und physisch beitragen
• Dienstreisen vor- und nachbereiten
Darüber hinaus beraten Sie die KollegInnen zu internen Abläufen, beantworten eigenständig Anfragen, bestellen Büromaterial, EDV und Büromöbel und unterstützen neue MitarbeiterInnen, Auszubildende, Praktikanten.
Sie klären und bearbeiten eigenständig inhaltliche Sachverhalte und Fragestellungen. Sie sind loyal und wahren die Vertraulichkeit aller geschäftlichen Angelegenheiten.
Ihre Kernaufgaben sind:
• zuverlässige Terminkoordination und -überwachung
• tägliche Korrespondenz: Posteingang screenen und bearbeiten, weiterleiten, Rückläufe monitoren
• Besprechungen planen, organisieren, protokollieren
• größere Veranstaltungen, Videokonferenzen organisieren und vorbereiten
• Administration der im Sekretariat anfallenden Vorgänge sicher stellen
• zum funktionierenden Wissensmanagement durch sachgerechte Ablage in DMS und physisch beitragen
• Dienstreisen vor- und nachbereiten
Darüber hinaus beraten Sie die KollegInnen zu internen Abläufen, beantworten eigenständig Anfragen, bestellen Büromaterial, EDV und Büromöbel und unterstützen neue MitarbeiterInnen, Auszubildende, Praktikanten.
Sie klären und bearbeiten eigenständig inhaltliche Sachverhalte und Fragestellungen. Sie sind loyal und wahren die Vertraulichkeit aller geschäftlichen Angelegenheiten.
Ihr Profil
Sie haben einen Fachschulabschluss oder eine Berufsausbildung als Bürokaufmann/-frau bzw. als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und eine möglichst dreijährige Berufserfahrung. Die gängigen IT-Systeme, insbesondere die MS-Office Anwendungen, beherrschen Sie und setzen diese professionell ein. Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sind ebenso wichtig, wie eigenverantwortliches Handeln. Darüber hinaus helfen Ihnen ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationsfähigkeit bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben. Aufgrund der Ausrichtung der Organisationseinheit zum anglophonen Afrika sind hier verhandlungssichere Sprachkenntnisse im englischen unerlässlich. Kenntnisse in Französisch sind wünschenswert.
Einsatzzeitraum
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis 31.12.2016.
Unser Angebot
Unser Auftrag ist international, unsere Arbeitsatmosphäre multikulturell und der interdisziplinäre Austausch macht uns erfolgreich. Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung ist uns ein Anliegen. Ob es die Gestaltungsmöglichkeiten und -spielräume in Ihrer Arbeit sind oder das Jobticket und die hauseigene Kindertagesstätte in Eschborn – es gibt Gründe genug, unser motiviertes Team zu verstärken.
Hinweise
Die Stelle ist mit 50% Teilzeit zu besetzen.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Sollte Ihnen dies nicht möglich sein, so können Sie gerne die in der Stellenanzeige angegebene Person ansprechen.
Um innerhalb unseres internen Auswahlprozesses eine Beurteilung Ihrer vorhandenen Kompetenzen vorzunehmen, möchten wir Sie bitten, bei Ihrer Online-Bewerbung den Fragebogen zu Ihren Kompetenzen auszufüllen.
Bitte überprüfen Sie nach Ihrer Bewerbung regelmäßig Ihren Spam/Junk-Ordner in Ihrem Posteingang, da die E-Mails unseres E-Recruiting Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.
Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Sollte Ihnen dies nicht möglich sein, so können Sie gerne die in der Stellenanzeige angegebene Person ansprechen.
Um innerhalb unseres internen Auswahlprozesses eine Beurteilung Ihrer vorhandenen Kompetenzen vorzunehmen, möchten wir Sie bitten, bei Ihrer Online-Bewerbung den Fragebogen zu Ihren Kompetenzen auszufüllen.
Bitte überprüfen Sie nach Ihrer Bewerbung regelmäßig Ihren Spam/Junk-Ordner in Ihrem Posteingang, da die E-Mails unseres E-Recruiting Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.
Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 26.05.2013.
Manuela Rahn
++49 - (0)6196 - 79 - 3235 (Aufgrund meiner Teilzeittätigkeit bin ich Montags bis Freitags von 8.00 Uhr bis 14.30 Uhr erreichbar.)
https://person.gtz.de/www/index.php?ac=jobad&id=14122
