Intitulé du Poste : Administrateur de Base (Goz Beida)
Projet/Programme: Multi-bailleurs
Localisation Géographique : TCHAD - Région: Sila - District: Goz Beida
Responsable hiérarchique :
Admin Pays
Equipe expatriés
1 Chef de Base, 1 Logisticien, 1 Coordinateur Médical, 2 Chefs de projet.
Equipe nationale directement gérée
Staff national du bureau administratif COOPI Est Tchad : 1 assistant administrateur (selon disponibilité).
Durée projet : 6 mois
Durée contrat : Poste à pourvoir - 6 mois renouvelable
Fourchette salaire/Indemnité : Proportionnelle formation et expérience spécifique
Date dernière révision DdP
Contexte
ONG COOPI
COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d'un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d'urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l'Europe de l'Est, COOPI favorise l'accès à l'eau et le droit à la santé et à l'instruction des communautés les plus pauvres. COOPI assure aussi une assistance immédiate et à long terme aux populations touchées par les guerres ou les catastrophes naturelles.
Le siège central de COOPI est à Milan (Italie), mais pour la réalisation des projets COOPI s’appuie sur un réseau de sièges périphériques (régionaux et nationaux) dans les pays où ses activités sont plus importantes.
COOPI au Tchad
COOPI est au Tchad depuis 1994, avec des interventions en appui à la gestion du district sanitaire du Sila et au Sud. Dans les années suivantes les interventions de COOPI au Tchad se sont surtout concentrées dans le domaine du développement et principalement dans le Sud du pays. A partir du 1998, avec un projet co-financé par l’Union Européenne pour l’amélioration des services sanitaires de l’hôpital de Goz Beida (Région du Dar Sila), on a étendu l’intervention à l’Est du pays. Au cours des années, plusieurs projets ont été réalisés en appui au district sanitaire de Goz beida, jusqu’à l’arrivée de la crise humanitaire de e2004. En collaboration avec l’UNHCR, COOPI a débuté son intervention d’urgence dans les secteurs de santé et nutrition au Sud du pays en faveur des réfugiés centrafricains, et à l’Est, en faveur des réfugiés soudanais provenant de la région frontalière du Darfur. Des projets ont été réalisés dans les derniers années aussi au centre du pays, (Région du Guera), en d’appui aux DS contre la malnutrition et pour la prise en charge de la fistule véscico- vaginale.
A présent, la structure de COOPI au Tchad est composée par :
§ un bureau de coordination des activités nationales, basé à N’Djamena ;
§ deux bases (villes de Goz Beida et Koukou Angarana) dans la région du Dar Sila, à l’Est du pays;
§ Deux bases au Sud du pays: une base dans la ville de Sarh, région du Moyen Chari; et une base à Doba, région du Logone Orientale.
CONTEXTE ET ENJEUX DU POSTE
Le/la titulaire du poste sera basé(e) à Goz Beida dans la base/résidence de COOPI, il/elle aura à disposition une chambre. La situation sécuritaire dans la ville est très volatile, soit à cause d’une situation politique instable soit à cause de la présence de banditisme. Par conséquent, les déplacements à pied sont réduits et un contact téléphonique avec la base doit toujours être gardé. Un plan de sécurité est disponible pour chaque base et tous les expatriés en déplacement sont tenus à respecter les dispositions y contenues.
L’administrateur pourra utiliser les équipements logistiques de COOPI selon les dispositions de la coordination logistique. Il sera tenu à suivre les règles du comportement du staff expatrié et le protocole de sécurité indiqué ainsi que le règlement intérieur pays.
Des déplacements vers la base de Koukou et dans la ville de Abeche devront s’effectuer pour un suivi administratif selon les nécessités du moment.
Responsabilités
Objectif général [du poste]:
Garantir la correcte gestion administrative et la gestion des ressources humaines, l’élaboration de rapports financiers et la préparation des audits pour les projets de COOPI implantés à l’est du Tchad.
TDR
Gestion administrative:
· Superviser la gestion et la comptabilité des projets, en collaboration avec les chefs de projet, le chef de base et sous la supervision de l’Administrateur Pays;
· Elaborer tous les rapports financiers des projets, intérimaires et finales, dans le respect des procédures COOPI et des bailleurs des fonds ;
· Elaborer tous les documents et/ou rapports financières demandés par la coordination pays et par le siège de Milan ;
· Organiser en collaboration avec la coordination et sous la supervision de l’Admin pays, les audits des projets à l’Est ;
· Assurer le respect des conditions contractuelles et des procédures du bailleur et de COOPI ;
· Utiliser la fiche de monitorage financière pour chaque projet et en assurer le suivi budgétaire dans le but de planifier les dépenses (en collaboration avec les Chefs de Projet et sous la supervision de l’Administrateur Pays) et pour la vérification des besoins de trésorerie de la Base de Goz Beida;
· Contrôler l’enregistrement et l’archivage des dépenses faites par l’assistant administrateur (staff national) ;
· Chaque mois: enregistrements du Mastrini (dépenses par la coordination) et Scheda Mago (dépenses de Milan);
· Faire le check de caisse avec l’assistant administrateur chaque semaine (archiver dans le file petite caisse à Goz beida) ;
· Envoyer mensuellement le check caisse de tous les projets de l’est à l’administration pays ;
· Envoyer chaque mois à l’administration pays les avances salaires prises par les expatriés sur le terrain;
· Assurer le suivi administratif des contentieux en collaboration avec l’Admin Pays et représenter l’organisation devant les autorités administratives (inspection du travail) seulement sous requête du Chef de Mission.
Gestion des ressources humaines :
· Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du staff pour la Base de Goz Beida et Koukou (avec l’appui des chefs de projet: rédaction des TDR, rédaction de la lettre d’essai puis contrats de travail…);
· Assurer un support technique aux Chefs de projet pour une correcte application des procédures administratives de COOPI et des Bailleurs des Fonds, de la législation du travail et financière du Tchad, du règlement et grille salariale en vigueur, sous la supervision de l’Admin Pays ;
· Assurer le suivi et la mise à jour du dossier de chaque salarié;
· Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires, sous la supervision des chefs de projet et de l’admin pays ;
· Superviser le recueil des éléments permettant l’établissement de la paie et veiller à sa bonne conduite;
· Suivi et vérification des jours de congé du staff national de la Base de Goz Beida et Koukou ;
· Accompagnement et évaluation du staff administratif local ;
· Calculer les impots+taxes (CNPS/IRPP) et fournir les éléments à la coordination pays pour paiements.
Exécuter d’autres taches assignées par la Coordination ou par les Chefs des Projets.
Descrizione e requisiti
Profil du Candidat (Formation, Expérience, Compétences, Attitudes)
ESSENTIEL
· Formation supérieure en Comptabilité/Finance ou équivalent;
· Expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire, dans le secteur humanitaire;
· Sens de l’organisation, de la gestion et de la planification;
· Excellente maîtrise des logiciels courants pour la comptabilité et bureautique ;
· Très bonne maîtrise du français (écrit et parlé) indispensable;
· Connaissance des Procédures des principaux bailleurs (UE, Echo, Agences UN) ;
· Maîtrise de la chaine d’approvisionnement;
· Bonne capacité de reporting financier et suivi des audits ;
· Flexibilité et capacité de travail dans un contexte difficile, sous pression et dans un milieu souvent non confortable ;
· Capacité de travailler en équipe et dans un contexte multiculturel ;
· Respect des valeurs/mission COOPI.
COMPLEMENT
· Expériences de travail dans des pays d’Afrique francophones ou au Tchad ;
· Connaissance de l’arabe Tchadien ;
· Précédente expérience avec COOPI et connaissances des ses procédures.
A RETENIR :
LE COOPERANT COOPI
COOPI intervient dans des situations de développement et de crises en milieux souvent défavorisées et difficiles à gérer.
Le coopérant COOPI doit être capable de prendre la bonne décision au bon moment.
Il sait lire et interpréter le contexte dans lequel il agit et qui se transforme souvent très rapidement. Il est capable de respecter les valeurs de l’ONG , d’établir relations positives avec ses supérieurs, ses collègues et collaborateurs.
Le coopérant COOPI travaille habituellement dans un contexte multiethniques, qui exige de la souplesse et le respect de l’autre, soit il expatrié, personnel local, partenaire.
En considération du milieu difficile et des responsabilités, le coopérant Coopi doit posséder une réelle motivation, de l’ énergie, une grande flexibilité et la disponibilité pour aller parfois au-delà des tâches programmées selon les besoins de la mission, en utilisant son expériences, son enthousiasme et son esprit d’équipe.
Deadline :
En raison de la nature du travail et de la complexité de l’environnement dans lequel le poste évolue, on demande à l’expatrié collaboration, adaptation et flexibilité. La révision des tâches et responsabilités sera effectuée après discussion avec le représentant responsable COOPI.
