Département: Direction générale
Position: Stage Assistante de Direction
Durée du contrat: 6 mois
Lieu: Paris, Siege
Date de démarrage: ASAP
I. ACTED
ACTED est une ONG créée en 1993 dont l’objet est la mise en œuvre de programmes d’urgence, de reconstruction et de développement dans les pays en crise et en voie de développement.. ACTED intervient dans 30 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen-Orient) et emploie environ 4000 personnes avec un budget en 2010 de 100M d’€. Suivant une approche de développement intégré répondant à la fois aux besoins économiques, sociaux, éducatifs et culturels depuis plusieurs années, ACTED a étendu son action au champ culturel, en se spécialisant notamment dans la sauvegarde du patrimoine et l’éducation.
Plus récemment, ACTED a mis en place un réseau comprenant notamment une branche micro finance, Oxus Development Network, et une branche culturelle, la Fondation Bactria, dans laquelle s’inscrivent les activités du Centre Culturel Bactria.
II. Profil pays
Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé d’une trentaine de salariés dans les départements RH, Finance, Reporting, Audit, HUB logistique et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 30 Directions Pays ainsi qu’aux 3 Directions régionales, comprenant environ 200 expatriés et plus de 4000 salariés nationaux.
Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Déléguée Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.
III. Profil de poste
Le/la stagiaire à la direction générale assistera l’assistance de la Déléguée Générale dans tous les aspects de ses fonctions, que ce soit au niveau opérationnel ou institutionnel d’ACTED. 1. Assistanat Général (Gestion et Suivis des dossiers)
1.1 Gestion et suivi de l’agenda - Préparation des dossiers relatifs aux réunions avec les Directeurs (interne et externe) - Organisation des déplacements de la DG (et établissement d’une feuille de route si nécessaire) - Préparer les dossiers relatifs aux interventions extérieures du Directeur Général et assure la réception en temps et heure de dossiers préparatoires des réunions auxquelles assiste le DG (collecte de documents : agenda, informations pratiques et documents à consulter avant la réunion…)
1.2 Secrétariat Général - Classement et archivage - Recherche de Documentation pour élaboration des dossiers thématiques
- Initiative et réseau ACTED (Washington, Genève, OXUS, IMPACT, PSF, etc.)
- Suivis juridique des dossiers
- Classement et archivage
- Gouvernance
3.1 Associative (AG, CA, Membres, etc.) - Suivi de l’organisation des Assemblées Générales - Suivi de contact - Organisation et préparation des Conseils d’Administration trimestriels - Organisation et préparation des Bureaux mensuels
3.2 Opérationnelle (lien avec les pays d’interventions) - Suivi des délégations de pouvoirs et pouvoirs de signature terrain
- Relation externes / Partenariats (Alliance 2015, Coordination Sud, CECI etc.)
- Suivi et Gestion des dossiers
- Préparation des dossiers
- Consolidation des contacts (DG, Directeurs…)
- Communication interne
- Assurer le dispatching des parapheurs auprès des directions ACTED
- Collecte des informations, Contrat, documents à l’intention de la DG
- S’assurer de la circulation des informations et du dispatching auprès des différents départements et Direction pour les signatures divers
- Autre
- Traduction de documents internes
IV. Qualifications
- Formation : Cursus universitaire en Relation ou politique internationale, Sciences Po
- Niveau d'études requis : BAC+4/5
- Approche rigoureuse et méticuleuse du travail
- Dynamique, autonome et force de proposition
- Capacité de communication et de reporting
- Excellent niveau en anglais, écrit et parlé (contacts quotidiens avec les équipes locales)
- Intérêt pour les programmes d’aide d’urgence et de développement internationaux
V. Conditions
Compensation mensuelle de 436 € Tickets restaurant 50% frais de transport remboursés.
Merci de nous faire parvenir votre candidature en français : CV, lettre de motivation et trois références à l’adresse suivante : stages@acted.org REF : ADG/HQ/RW
Pour plus d’informations, rendez-vous sur http://www.acted.org
