MISSION ET FONCTIONS
Solidarités International est une association humanitaire qui secourt
des populations en détresse, essentiellement victimes des conflits armés
et des guerres. Spécialisée depuis 30 ans dans la couverture des
besoins vitaux, à savoir manger, boire et s'abriter, elle prend en
charge des programmes d'urgence puis de reconstruction. Dans le respect
des cultures, Solidarités International met en œuvre ses programmes en
unissant ses compétences à celles des employés et des cadres locaux. Les
équipes de Solidarités International, composées d’environ 180 expatriés
et de près de 1500 de cadres et d’employés locaux, sont aujourd'hui
présentes en Afghanistan, au Pakistan, au Bangladesh, en Côte d’Ivoire,
en Haïti, au Kenya, au Libéria, au Mali, en Mauritanie, au Myanmar, en
République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, en
Somalie, au Sud Soudan, au Tchad, et en Thaïlande.
But / finalité :
Le responsable de base assure la représentation de Solidarités
International par délégation du Chef de Mission sur une base ou sur une
zone géographique.
Il anime la vie de la base et veille à la bonne communication entre les
différents services.
Référent sécurité sur sa base, il s’assure du respect par tous des
règles et procédures Solidarités International.
Le responsable de base aura à cumuler les responsabilités de responsable
de base avec celles de logisticien-administrateur.
Le logisticien est chargé de la mise en œuvre et de la supervision de
l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation. Il
organise le support logistique aux programmes dans le respect des
procédures Solidarités International.
Sous la supervision du coordinateur logistique, le
logisticien-administrateur assure la gestion de l’approvisionnement, du
parc véhicule, des stocks et des équipements, dans le respect des
procédures bailleurs et Solidarités International.
Il est également le garant du respect de la procédure d’achats sur sa
base, en respect des règles internes de Solidarités International.
Il appuie, suit et forme les membres de son équipe logistique.
Sous la supervision du coordinateur administratif, le
logisticien-administrateur assure la gestion administrative, comptable
et financière de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et
Solidarités International.
Il supervise les opérations comptables, la gestion de la trésorerie et
effectue le suivi budgétaire en collaboration avec les responsables de
programmes.
Il est également le garant de la bonne application de la politique
Ressources Humaines Solidarités International sur sa base.
Il appuie, suit et forme les membres de son équipe administrative
FONCTIONS Sous la supervision du CDM
Coordination et suivi - Assurer l’animation, développer la cohésion de l’équipe - Veiller à la coordination et à la communication entre les différents services (organisation de réunions de coordination interne hebdomadaires en équipe restreinte et mensuelles avec l’ensemble des équipes, s’assurer de la tenue des exercices impliquant différents services comme les réunions suivi budgétaires, etc…)
Gestion de la sécurité sur la base - Etre responsable de la sécurité des équipes et des biens sur sa base, sous la supervision du CDM - Suivre et analyser la situation sécuritaire et s’assurer de sa compréhension par les équipes - S’assurer du briefing géo-politico-sécuritaire à tous nouveaux arrivants sur sa base - Sous la supervision du CDM, s’assurer de la mise à jour régulière des documents et procédures liés à la sécurité
Gestion et suivi du parc informatique - Mettre à jour les antivirus - Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données - S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique - Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation Gestion des stocks - Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage - S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption - S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock - Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage - Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks - Des stocks Solidarités International se situent également sur le terrain, les articles ci-dessus sont aussi valables pour ces stocks - S’assurer de la connaissance et du respect des procédures Solidarités International concernant les stocks de la part du magasinier et du logisticien terrain ; effectuer des formations selon les besoins identifiés Gestion des ressources humaines - Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique - Recruter, former et encadrer l’équipe logistique - Effectuer les EAP des membres de l’équipe logistique - Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe Reporting / Capitalisation logistique - Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes) - Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes - Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur logistique - Fournir au coordinateur logistique tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux - Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie
Gestion administrative du personnel - Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif - Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base - Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International - Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base - S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
-Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation (en lien avec le Coordinateur Programme)
Suivi budgétaire / financements - Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base - Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
FONCTIONS ET PROFIL - Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes. S’assurer que chaque département concerné anticipe ce travail au préalable afin d’avoir les données nécessaires à la bonne mise à jour de ce document lors des séances de travail avec le RB logisticien-administrateur. - Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
Profil principalement axé sur la logistique et la gestion d’équipe. Les compétences administratives et financières sont nécessaires mais viennent en second lieu. • Expérience de terrain préalable nécessaire (1 an minimum) ; • Expérience en logistique ; • Gestion d’équipe • Expérience en finance et administration • Expérience en gestion de la sécurité dans des contextes sécuritaires volatiles • Expérience dans un pays du sud ; • Connaissance de Solidarités International serait un plus. Autres qualités souhaitées • Rigueur et professionnalisme ; • Capacité d’organisation et esprit d’initiative ; • Bon relationnel, diplomatie. • Résistance au stress et à la fatigue ; • Bonne condition physique et morale ; • Capacité à vivre dans un endroit isolé. Autres appréciations (âge/sexe/qualités particulières/formation exigée) • Age : Indifférent • Sexe : Indifférent (mais une femme serait préférable pour l’équilibre de la base) Langue • Langue de travail : Français • Langue de rapport : Français. • Connaissance de l’Anglais non indispensable mais souhaitable Informatique • Bonne maitrise du pack Office (Excel particulièrement) • Connaissance informatique type antivirus, mise en réseau, installation de software serait un plus • Connaissance de SAGA serait un plus (non indispensable)
STATUT, DUREE ET CONTACT STATUT Poste salarié : à partir de 1400 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 465 dollars. Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission. - Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre. DUREE: 4.5 mois
CONTACT: Komi BANSAH
FONCTIONS Sous la supervision du CDM
Coordination et suivi - Assurer l’animation, développer la cohésion de l’équipe - Veiller à la coordination et à la communication entre les différents services (organisation de réunions de coordination interne hebdomadaires en équipe restreinte et mensuelles avec l’ensemble des équipes, s’assurer de la tenue des exercices impliquant différents services comme les réunions suivi budgétaires, etc…)
Gestion de la sécurité sur la base - Etre responsable de la sécurité des équipes et des biens sur sa base, sous la supervision du CDM - Suivre et analyser la situation sécuritaire et s’assurer de sa compréhension par les équipes - S’assurer du briefing géo-politico-sécuritaire à tous nouveaux arrivants sur sa base - Sous la supervision du CDM, s’assurer de la mise à jour régulière des documents et procédures liés à la sécurité
- S’assurer du respect par tous des règles et procédures de sécurité sur sa base
- S’assurer de la mise en place d’une veille sécurité permanente
- Assurer la gestion immédiate des incidents de sécurité pouvant survenir sur sa base et en avertir immédiatement le CDM Communication / représentation
- S’assurer que les informations clés circulent correctement, sur la base et entre la base et la coordination
- Collecter et compiler les informations opérationnelles et les rapports des équipes et transmettre à la coordination selon le planning défini
- Gérer et centraliser les communications internes et externes sur la base
- Etre le représentant officiel de Solidarités International sur sa base auprès des intervenants de l’aide, des autorités administratives, politiques et locales, de la société civile et des médias
- Etre un participant actif aux forums humanitaires et réunions de coordination Sous la supervision du coordinateur logistique Gestion de l’approvisionnement
- S’assurer d’avoir une analyse d’environnement achat au niveau local à jour
- Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
- Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
- Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI
- S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique
- Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
- Participer à la rédaction des appels d’offre
- Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
- Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures Solidarités International
- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs Gestion du parc véhicules
- Négocier les contrats de location de véhicules
- Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
- Etablir le planning des mouvements de véhicules
- S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
- Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
- Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Solidarités International
- Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
- Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
- Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
- S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
Gestion et suivi du parc informatique - Mettre à jour les antivirus - Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données - S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique - Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation Gestion des stocks - Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage - S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption - S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock - Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage - Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks - Des stocks Solidarités International se situent également sur le terrain, les articles ci-dessus sont aussi valables pour ces stocks - S’assurer de la connaissance et du respect des procédures Solidarités International concernant les stocks de la part du magasinier et du logisticien terrain ; effectuer des formations selon les besoins identifiés Gestion des ressources humaines - Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique - Recruter, former et encadrer l’équipe logistique - Effectuer les EAP des membres de l’équipe logistique - Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe Reporting / Capitalisation logistique - Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes) - Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes - Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur logistique - Fournir au coordinateur logistique tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux - Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie
Gestion administrative du personnel - Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif - Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base - Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International - Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base - S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
-Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation (en lien avec le Coordinateur Programme)
- Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires
- Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
- Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
- Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
- Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale
- Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits
- Organiser les réunions et la communication avec le personnel
- Suivre l'évolution du coût de la vie
- Tenir à jour l’organigramme de la base
Suivi budgétaire / financements - Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base - Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
FONCTIONS ET PROFIL - Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes. S’assurer que chaque département concerné anticipe ce travail au préalable afin d’avoir les données nécessaires à la bonne mise à jour de ce document lors des séances de travail avec le RB logisticien-administrateur. - Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
- Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
- Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
- Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets Gestion administrative de la mission
- Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base
- Participer au choix des locaux Solidarités International
- Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance Reporting / communication administratif
- Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur
- Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation
- Superviser l’envoi des archives administratives en coordination
- Assurer le reporting administratif et financier vers sa coordination selon le calendrier administratif Solidarité
Profil principalement axé sur la logistique et la gestion d’équipe. Les compétences administratives et financières sont nécessaires mais viennent en second lieu. • Expérience de terrain préalable nécessaire (1 an minimum) ; • Expérience en logistique ; • Gestion d’équipe • Expérience en finance et administration • Expérience en gestion de la sécurité dans des contextes sécuritaires volatiles • Expérience dans un pays du sud ; • Connaissance de Solidarités International serait un plus. Autres qualités souhaitées • Rigueur et professionnalisme ; • Capacité d’organisation et esprit d’initiative ; • Bon relationnel, diplomatie. • Résistance au stress et à la fatigue ; • Bonne condition physique et morale ; • Capacité à vivre dans un endroit isolé. Autres appréciations (âge/sexe/qualités particulières/formation exigée) • Age : Indifférent • Sexe : Indifférent (mais une femme serait préférable pour l’équilibre de la base) Langue • Langue de travail : Français • Langue de rapport : Français. • Connaissance de l’Anglais non indispensable mais souhaitable Informatique • Bonne maitrise du pack Office (Excel particulièrement) • Connaissance informatique type antivirus, mise en réseau, installation de software serait un plus • Connaissance de SAGA serait un plus (non indispensable)
STATUT, DUREE ET CONTACT STATUT Poste salarié : à partir de 1400 euros brut par mois, selon expérience, plus 10% de prime de congés payés versés mensuellement et Per Diem mensuel de 465 dollars. Solidarités International prend également en charge les frais d'hébergement ainsi que les frais de déplacements entre le pays d'origine de l’expatrié et le lieu de mission. - Couverture sociale : L’expatrié bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre. DUREE: 4.5 mois
CONTACT: Komi BANSAH
How to apply:
Merci de nous envoyer votre CV et une lettre de motivation es postulant sur notre site:
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